A continuación podrás identificar
las cinco etapas principales de un ciclo de compras:
§
1 Análisis
de la Solicitud de Compra Corresponde a la primera etapa del ciclo de
compras y comienza cuando el organismo encargado de adquisiciones recibe la
solicitud de compras, emitida por el área de punto o sección que requiera un
determinado producto. El organismo de compra efectúa el análisis del pedido,
para conocer los antecedentes del material requerido tales como:
Especificaciones, cantidades requeridas, época adecuada para su recepción entre
otros. Debes tener muy en claro que en muchas empresas, las solicitudes de compras,
se hacen llegar al organismo encargado a través de un listado que además de
contener los antecedentes del material requerido, también lleva otros datos
como son: Ficha de última compra, Nombre del proveedor, Cantidad comprada y
Precio de venta. En esta primera etapa, el organismo de compras debe planear
sus actividades de tal modo que pueda atender las solicitudes de compras
recibidas, y proveer las compras. Como una forma de facilitar esta tarea, éste
organismo mantiene un fichero o block de datos sobre los materiales necesarios
para la empresa y a la vez un fichero de proveedores para cada tipo de
material.
Es necesario
recordar que Proveedores son las empresas que producen las materias primas e
insumos necesarios y que los venden. Como ya viste en la etapa anterior, el
organismo encargado de compra debe tener un banco de datos acerca de los
proveedores ya registrados, que contengan antecedentes de los abastecimientos
realizados y las condiciones en que se negocio. Este registro facilita
enormemente los trabajos de investigación y selección de proveedores ya que
además de los datos del proveedor, el organismo de compra debe mantener todo texto
posible como listas telefónica, revistas técnicas, catálogos, folletos,
prospectos, cartas, etc., es decir todo lo que pueda ofrecer información sobre
los posibles proveedores. En el Banco de Datos, podemos clasificar a los
proveedores como: Proveedor Real, que es aquel que ya efectuó ventas de
materiales o insumos a la Empresa. Proveedor Potencial aquel que puede ser
candidato para futuros abastecimientos.
La Selección:
Consiste en comparar las propuestas o cotizaciones recibidas de los proveedores
y elegir cual es el que mejor atiende las conveniencias de la empresa. Para una
buena selección del proveedor se deben considerar diversos criterios tales
como: precio, calidad del material, condiciones de pago, descuentos, plazos de
entrega, confiabilidad en el cumplimiento de plazos, etc. Debes tener presente
que a pesar de los diversos criterios, generalmente el "precio" es la
referencia más importante en la selección de los proveedores. La investigación
de los proveedores básicamente es una estadística del mercado que permite
verificar cuales son las posibles fuentes de suministro de un material
requerido. La tarea de selección y elección de proveedores la hace el organismo
de compras y tiene como base la comparación entre los posibles proveedores. De
acuerdo a lo anterior podemos concluir que la investigación permite una
comparación de los diversos proveedores calificados, mientras que la selección
es una decisión sobre cuál será el escogido para proveer el material requerido.
El esquema que observarás corresponde a la comparación de precios y
cotizaciones de materiales.
§
3 Negociación con el Proveedor: Una vez
que se ha escogido el proveedor más adecuado, el organismo de compras empieza a
negociar con él la adquisición del material requerido, dentro de las
condiciones más adecuadas de precios y pago. La atención y cumplimiento de las
especificaciones exigidas de material y el establecimiento de plazos de
entrega, deben ser asegurados en la negociación. La negociación es la tercera
etapa del proceso y sirve para definir cómo se hará la emisión de la orden de
compra al proveedor. La Orden de Compra es un contrato formal entre la Empresa
y el Proveedor, en ella se detallan las condiciones en que se realizó la
negociación, ya que tiene la fuerza de un contrato. Su aceptación implica
cumplir con todas las condiciones estipuladas. El comprador por una parte es el
responsable de las condiciones y especificaciones contenida en la orden de
compra, mientras que el proveedor debe estar plenamente informado de todas las
cláusulas, pre-requisitos y criterios exigidos por la Empresa, los
procedimientos de recepción del material, los controles y especificaciones de
calidad, etc., para que el pedido de la compra sea legalmente valido. ¿Qué es
la Negociación?, Se le da este nombre a los contactos entre el organismo de
compra y el proveedor para reducir las diferencias y llegar a un término medio;
cada parte cede un poco para que ambos se beneficien.
§
4 Acompañamiento
del Pedido (Follow-Up): Hecha la orden de compra, el organismo de compras
necesita asegurarse que la entrega del material se hará de acuerdo a los plazos
establecidos, calidad y cantidad negociada y por lo tanto debe haber un
seguimiento del pedido, a través de constantes contactos personales o
telefónicos con el proveedor. Esto significa que el organismo de compras no
abandona al proveedor después de haber emitido la orden de compra. El
seguimiento o acompañamiento representa una constante supervisión del pedido y
una cobranza permanente de resultados. Cuando la compra es de gran volumen,
algunas Empresas realizan el seguimiento en fechas y plazos preestablecidos. De
aquí la denominación Follow-Up, término en ingles que significa seguir,
acompañar, fechar. La etapa de Follow-Up permite localizar en forma anticipada
los problemas y éxitos, sorpresas desagradables; a través de él, el organismo
de compras puede apurar el pedido, exigir la entrega en los plazos establecidos
y/o intentar complementar el atraso con otros proveedores.
§
5 Control
de la Recepción del Material Comprado: Es la quinta etapa del ciclo de
compras y se da cuando el organismo de compras recibe del proveedor el material
solicitado en la orden de compra. En la recepción del material, el organismo de
compras verifica si las cantidades están correctas y, junto con el organismo de
control de calidad, realiza la inspección para comparar el material con las
especificaciones determinadas en la orden de compra, esta operación es la que
se llama Inspección de calidad en la recepción del material. Confirmada la
cantidad y calidad del material, el Organismo de Compras autoriza a la bodega o
almacén, recibir el material y encomienda al Organismo de Tesorería o Cuentas
por Pagar, la autorización para el pago de la factura al proveedor, dentro de
las condiciones de precio y plazo de pago estipulado. El ciclo de compras en
continuo e ininterrumpido, por lo tanto el gran volumen de trabajo que realiza
un organismo de compras exige una agenda de seguimiento y cobranza muy intensa,
principalmente, en empresas donde puedan ocurrir cambios en el plan de
producción que impliquen anticipaciones o atrasos en las entregas de
materiales.
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